Pontos mais trabalhosos em uma comissão de formatura

Existe uma dúvida frequente na cabeça de muitos universitários: participar da comissão de formatura dá trabalho?

Como já dissemos no texto “7 lembretes para a formatura perfeita”, a  formatura costuma ser muito mais do que uma festa, devido a sua importância simbólica. É o fim de uma fase e o primeiro degrau para um caminho desconhecido até então – a vida adulta.

A formatura é, antes de tudo, a realização do sonho do diploma universitário para milhões de jovens e para suas famílias.

Com isso, a expectativa para o baile de formatura é alta. Tanto os formandos quanto às comissões de formatura desejam fazer da festa um dia inesquecível, daqueles com momentos emocionantes e boas risadas. Ou seja, a responsabilidade de quem aceita o desafio de fazer parte da comissão de formatura é MUITO grande.

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E acho que já é possível imaginar que: sim, participar de uma comissão de formatura dá trabalho.

Para ter grandes resultados é preciso assumir grandes responsabilidades. Não só consigo mesmo, mas também com todos aqueles que vão se formar. Não se trata de algo em benefício próprio – apesar de os aprendizados ao longo do processo serem inegáveis.

Mas qual parte de participar da comissão de formatura é trabalhosa?

Primeiro, o sonho de toda a turma está sob responsabilidade de vocês e segundo, que as dores financeiras das comissões são gigantes.

Mas além destes, trouxemos aqui neste post os 5 pontos mais trabalhosos durante todo o processo de organização da formatura:

  1. Processo de tomada de decisão
  2. Cobrança
  3. Emissão de boletos
  4. Gerenciamento de todo o processo financeiro
  5. Resolver imprevistos que surgem ao longo do caminho

Vamos lá!


Processo de tomada de decisão

Primeiro, o processo de tomada de decisão costuma dar trabalho para comissão de formatura por si só.

E acredite, gerenciar conflitos é uma das maiores missões da comissão até o dia da festa, afinal, estamos falando de um grupo formado por jovens, muitas vezes, de diferentes opiniões e ideias.

Além disso, como a comissão de formatura representa a turma, decidir pode ser especialmente difícil se as opiniões sobre o tipo de festa desejada – como os gastos e as atrações – estiverem muito diferentes entre os formandos.

Em geral, decidir a empresa de formatura- a agência que organizará a festa de formatura –  é um dos pontos mais difíceis e que mais geram discussões.

Já que normalmente é ela que irá definir o perfil e tom da festa junto da comissão. Mas não se pode subestimar o tempo gasto para definir espaço, atrações, buffet, bebidas e preços.

Neste momento de decisão, qualquer detalhe deve ter atenção, já que pode influenciar (e muito!) nos conflitos gerados na turma e no orçamento da festa de formatura também.

Por que depender de uma agência de formaturas com antecedência?

Cobrança

A cobrança costuma ser sempre uma baita dor de cabeça. Cobrar é muito chato, né?

E não é nada fácil cobrar amigos e colegas de faculdade, acredite. Muitas comissões de formatura resolvem esse problema ao contratar uma empresa especializada em arrecadação, cobrança e gestão financeira para comissões de formatura, como o próprio Keeper.

Para que os formandos inadimplentes não se tornem a maioria dentro de uma turma, é MUITO importante que a comissão antes de definir o valor do pacote de adesão, faça uma pesquisa para entender qual é o teto de gastos máximo e mínimo dos formandos. Um erro grave é cobrar mais do que os formandos estão dispostos a pagar.

Para saber mais, leia o texto que ensina como resolver as dificuldades na cobrança dos inadimplentes.

Emissão de boletos

Como nos lembrou a Bruna, tesoureira da comissão CAASO – USP 2015, a maior dificuldade esperada pela comissão era a emissão mensal de boletos.

Emitir boletos pode até não ser uma das tarefas mais difíceis. Mas, sem dúvidas, é uma das que exigem mais tempo.

Fora a responsabilidade de emitir boletos bancários para todos os formandos mês a mês, qualquer erro pode gerar uma catástrofe dentro da arrecadação e do balanço de caixa da comissão.

Normalmente, esse é um dos principais motivos que levam comissões a contratar um parceiro administre de forma segura a emissão e o envio dos boletos aos formandos.

Gerenciamento de todo o processo financeiro

Não é nada fácil gerenciar finanças no geral, né? Dentro da comissão de formatura essa dificuldade multiplica. Já que, qualquer deslize ou bobeada por significar um belo rombo no caixa.

A chave de todo gerenciamento de processos financeiros é a organização, com relatórios consistentes não tem erro.

Em geral, as famosas “contas de padeiro” são praxe nas comissões. E isso explica grande parte dos apertos que muitas comissões passam.

Mas é aqui que você mostra todo o seu talento no excel e cria planilhas maravilhosas para controlar todo caixa da formatura! Ou então acessa a nossa, que já quebra um grande galho.

Para entender a extrema importância dos relatórios de controle, veja o texto “dicas para manter o dinheiro da sua formatura seguro”.

E como sabemos o aperto que as comissões de formatura passam, o Keeper  disponibiliza todos os relatórios financeiros atualizados diariamente para os seus clientes.

Resolver imprevistos que surgem ao longo do caminho

Por mais que o planejamento da comissão de formatura seja muito bom, sempre vão acontecer imprevistos ao longo do caminho.

Em grande parte, tais imprevistos ocorrem porque as comissões de formatura não se planejaram e acabaram pulando alguma etapa importante do planejamento.

Mas sabe o que é mais legal disso tudo?

Todo o trabalho é recompensado com a realização do sonho da festa de formatura.

Então quer uma sugestão: não é para o esforço que você tem que olhar, mas sim para o benefício. Se vale a pena, lute por isso.

E não se esqueça: o Keeper, como a empresa especializada na arrecadação, cobrança e gestão financeira para a sua formatura, está aqui para te ajudar.

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