Pontos mais trabalhosos em uma comissão de formatura

Existe uma dúvida frequente na cabeça de muitos universitários: participar da comissão de formatura dá trabalho?

Como já dissemos no texto “7 lembretes para a formatura perfeita”, a  formatura costuma ser muito mais do que uma festa, devido a sua importância simbólica. É o fim de uma fase e o primeiro degrau para um caminho desconhecido até então – a vida adulta.

A formatura é, antes de tudo, a realização do sonho do diploma universitário para milhões de jovens e para suas famílias.

Com isso, a expectativa para o baile de formatura é alta. Tanto os formandos quanto às comissões de formatura desejam fazer da festa um dia inesquecível, daqueles com momentos emocionantes e boas risadas. Ou seja, a responsabilidade de quem aceita o desafio de fazer parte da comissão de formatura é MUITO grande.

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E acho que já é possível imaginar que: sim, participar de uma comissão de formatura dá trabalho.

Para ter grandes resultados é preciso assumir grandes responsabilidades. Não só consigo mesmo, mas também com todos aqueles que vão se formar. Não se trata de algo em benefício próprio – apesar de os aprendizados ao longo do processo serem inegáveis.

Mas qual parte de participar da comissão de formatura é trabalhosa?

Primeiro, o sonho de toda a turma está sob responsabilidade de vocês e segundo, que as dores financeiras das comissões são gigantes.

Mas além destes, trouxemos aqui neste post os 5 pontos mais trabalhosos durante todo o processo de organização da formatura:

  1. Processo de tomada de decisão
  2. Cobrança
  3. Emissão de boletos
  4. Gerenciamento de todo o processo financeiro
  5. Resolver imprevistos que surgem ao longo do caminho

Vamos lá!


Processo de tomada de decisão

Primeiro, o processo de tomada de decisão costuma dar trabalho para comissão de formatura por si só.

E acredite, gerenciar conflitos é uma das maiores missões da comissão até o dia da festa, afinal, estamos falando de um grupo formado por jovens, muitas vezes, de diferentes opiniões e ideias.

Além disso, como a comissão de formatura representa a turma, decidir pode ser especialmente difícil se as opiniões sobre o tipo de festa desejada – como os gastos e as atrações – estiverem muito diferentes entre os formandos.

Em geral, decidir a empresa de formatura- a agência que organizará a festa de formatura –  é um dos pontos mais difíceis e que mais geram discussões.

Já que normalmente é ela que irá definir o perfil e tom da festa junto da comissão. Mas não se pode subestimar o tempo gasto para definir espaço, atrações, buffet, bebidas e preços.

Neste momento de decisão, qualquer detalhe deve ter atenção, já que pode influenciar (e muito!) nos conflitos gerados na turma e no orçamento da festa de formatura também.

Por que depender de uma agência de formaturas com antecedência?

Cobrança

A cobrança costuma ser sempre uma baita dor de cabeça. Cobrar é muito chato, né?

E não é nada fácil cobrar amigos e colegas de faculdade, acredite. Muitas comissões de formatura resolvem esse problema ao contratar uma empresa especializada em arrecadação, cobrança e gestão financeira para comissões de formatura, como o próprio Keeper.

Para que os formandos inadimplentes não se tornem a maioria dentro de uma turma, é MUITO importante que a comissão antes de definir o valor do pacote de adesão, faça uma pesquisa para entender qual é o teto de gastos máximo e mínimo dos formandos. Um erro grave é cobrar mais do que os formandos estão dispostos a pagar.

Para saber mais, leia o texto que ensina como resolver as dificuldades na cobrança dos inadimplentes.

Emissão de boletos

Como nos lembrou a Bruna, tesoureira da comissão CAASO – USP 2015, a maior dificuldade esperada pela comissão era a emissão mensal de boletos.

Emitir boletos pode até não ser uma das tarefas mais difíceis. Mas, sem dúvidas, é uma das que exigem mais tempo.

Fora a responsabilidade de emitir boletos bancários para todos os formandos mês a mês, qualquer erro pode gerar uma catástrofe dentro da arrecadação e do balanço de caixa da comissão.

Normalmente, esse é um dos principais motivos que levam comissões a contratar um parceiro administre de forma segura a emissão e o envio dos boletos aos formandos.

Gerenciamento de todo o processo financeiro

Não é nada fácil gerenciar finanças no geral, né? Dentro da comissão de formatura essa dificuldade multiplica. Já que, qualquer deslize ou bobeada por significar um belo rombo no caixa.

A chave de todo gerenciamento de processos financeiros é a organização, com relatórios consistentes não tem erro.

Em geral, as famosas “contas de padeiro” são praxe nas comissões. E isso explica grande parte dos apertos que muitas comissões passam.

Mas é aqui que você mostra todo o seu talento no excel e cria planilhas maravilhosas para controlar todo caixa da formatura! Ou então acessa a nossa, que já quebra um grande galho.

Para entender a extrema importância dos relatórios de controle, veja o texto “dicas para manter o dinheiro da sua formatura seguro”.

E como sabemos o aperto que as comissões de formatura passam, o Keeper  disponibiliza todos os relatórios financeiros atualizados diariamente para os seus clientes.

Resolver imprevistos que surgem ao longo do caminho

Por mais que o planejamento da comissão de formatura seja muito bom, sempre vão acontecer imprevistos ao longo do caminho.

Em grande parte, tais imprevistos ocorrem porque as comissões de formatura não se planejaram e acabaram pulando alguma etapa importante do planejamento.

Mas sabe o que é mais legal disso tudo?

Todo o trabalho é recompensado com a realização do sonho da festa de formatura.

Então quer uma sugestão: não é para o esforço que você tem que olhar, mas sim para o benefício. Se vale a pena, lute por isso.

E não se esqueça: o Keeper, como a empresa especializada na arrecadação, cobrança e gestão financeira para a sua formatura, está aqui para te ajudar.

Resumo
Pontos mais trabalhosos em uma comissão de formatura
Título do post
Pontos mais trabalhosos em uma comissão de formatura
Descrição
Existem inúmeros desafios em planejar uma formatura. E as comissões de formatura tem mais trabalho do que imaginam!
Autor
Empresa
Keeper Formaturas

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