Como organizar uma festa de formatura

Não existe uma fórmula exata para começar a organizar uma festa de formatura. E a verdade é que existem algumas variáveis entre uma turma e outra.

A sua festa de formatura quase sempre irá depender do perfil e interesse dos formandos da sua turma. Além, do histórico de festas, colação de grau e comemorações anteriores.

Organizar uma festa de formatura é um desafio. E baseados em nossa experiência de mercado, separamos os 7 principais pontos para você poder dar start na organização da festa de formatura e que vão te orientar nos primeiros passos dentro da comissão.

Neste artigo você vai ver:

  1. Porque manifestar a sua intenção de fazer parte da comissão é importante?
  2. Eleição
  3. Pesquisa
  4. Arrecadação
  5. Cotação
  6. Escolha
  7. A festa

Porque manifestar a sua intenção de fazer parte da comissão é importante?

Tudo começa com a intenção.

Normalmente,  as pessoas interessadas em organizar uma festa de formatura se unem para criar uma comissão e iniciar os trabalhos como representantes de sua turma.

Ser um membro da comissão de formatura, nada mais é que fazer parte de toda a organização da festa, sendo este o primeiro passo em direção a formatura.

Uma dúvida comum que escutamos, é sobre qual o melhor momento para formar uma comissão de formatura. E não existe uma resposta exata, quanto antes melhor!

Já o segundo passo em direção a organização da festa é a manifestação da intenção de formar a comissão ao restante da turma.

Manifestar para a turma, significa literalmente, dizer que existem planos  para começar a organizar o baile de formatura. Essa manifestação é muito importante e será decisiva para o grupo seguir ou não montando a comissão de formatura.

Afinal, uma comissão de formatura nada mais é, do que um grupo de representantes e estes precisam ser aprovados e escolhidos… o que nos leva a eleição.

Eleição

Para que a comissão seja oficializada, é necessário que todos os formandos concordem em serem representados pelos membros, através de uma eleição.

Hoje é muito comum que a comissão seja formada por até 20% da turma.  E não necessariamente a eleição precisa ser organizada por esse grupo, em alguns casos os candidatos se inscrevem e o representante de sala ou turma realiza a eleição.

Resumindo, o processo sempre será o seguinte:

1-   Manifestar para a turma a intenção;

2-   Registrar os interessados;

3-   Determinar a quantidade membros;

4-  Abrir a votação;

5- Os mais votados que preenchem a quantidade determinada para a formação da comissão, serão os eleitos.

É muito simples organizar a eleição, você pode também tirar as suas dúvidas em  “como formar uma comissão de formatura”.

Pesquisa

Após a formação da comissão, o próximo passo é entender quais são os desejos e expectativas da turma com a festa, e nada melhor que rodar uma pesquisa com os formandos para descobrir estes dois pontos.

A pesquisa possibilita a criação de um bom briefing, com os principais tópicos de planejamento da festa, como: bar, buffet, atrações musicais, decorações, pré-eventos e formas secundárias de arrecadação de verba, como rifas ou produtos personalizados da turma, por exemplo.

A pesquisa dará uma visão macro dos interesses da turma e norteará a comissão em relação aos orçamentos e negociações com fornecedores.

É nesse momento que a festa ganha um perfil e você poderá começar a focar no que realmente importa: a arrecadação.

Arrecadação

Conhecendo as expectativas dos formandos e quantos deles tem a intenção de aderir a formatura, já é possível estimar o número de mesas, convidados e o tamanho do público estimado para a festa.

A arrecadação é um dos pontos mais importantes de toda a organização da festa. É com ela que a comissão viabiliza a festa, define os lotes de convite e preços de pacote.

Mas não pense que este ponto se resume em arrecadar dinheiro, vai muito além, com decidir onde e como armazenar, quem irá administrar, emitir os boletos para os formandos e cobrar os inadimplentes… é aqui que a comissão deve ter cuidado e adotar políticas de segurança, para evitar fraudes.

E então, só após definir os valores de adesão e estimar o tamanho da formatura, é que chega a hora de procurar por fornecedores.

Cotação

Com o briefing já definido e com a arrecadação em andamento, é hora de saber quanto vai custar a festa de formatura.

E é neste momento que a comissão começa a cotar fornecedores e agências de formatura para chegarem a um orçamento e projeto final da festa. Uma boa dica para estimar valores é consultando as turmas anteriores e o orçamento da formatura deles.

Vale lembrar que mesmo que a comissão opte por replicar um projeto de alguma comissão de formatura anterior, os valores podem apresentar diferenças consideráveis devido ao reajuste de preços ao longo do tempo.

É nesse passo que a comissão começa a ter mais noção de custos e já consegue saber o que será ou não possível alcançar com a realidade financeira da turma. E a comissão pode se deparar com a necessidade de reajustar o briefing para que o orçamento seja adequado a arrecadação.

Escolha

Finalmente, é a hora de escolher a empresa que organizará a festa de formatura.

Finais de semanas, feriados, maratona de reuniões em só dia… Tudo isso fez parte do caminho que a comissão trilhou até chegar no passo da escolha.

A escolha da empresa é uma mescla das necessidades da turma com o empenho da empresa e o projeto do baile. As necessidades são diversas, mas em sua grande maioria, os valores falam bem alto.

Nesse momento, é preciso ter muito cuidado. É preciso ficar atento a se a empresa consegue atender todas as necessidades da comissão de formatura.

E esse é um dos pontos cruciais, você não pode deixar de olhar o histórico da empresa. Essa é a hora de ter certeza, faça auditorias, procure referências… só não caia em uma furada!

O Keeper exerce um papel importante nesse momento. Através de um bom planejamento e de forma antecipada, a comissão torna palpável o sonho de uma festa de formatura grandiosa e financeiramente acessível aos formandos.

Vale a pena reforçar que ao escolher uma empresa, um relacionamento deve ser criado. O papel da comissão não é apenas seguir todos os passos anteriores e depois de escolher a empresa, “esquecer” do resto. O trabalho deve continuar.

O resultado final depende muito do qual comprometida e envolvida a comissão estará já execução do projeto.

A Festa

Tantas ideias e desejos para considerar, tantas decisões importantes a se tomar. Afinal, aonde será a festa de formatura? Quem irá organizá-la? Que atrações teremos? O que não pode faltar? Qual impressão deverá ficar?

É em conjunto com a empresa que várias dessas questões serão definidas, sempre considerando as vontades dos formandos e a realidade financeira da turma. Que a formatura seja um evento único, a altura de um dia que marca o término de um ciclo de muitos sacrifícios e esforços.

A experiência vivenciada não pode ser roubada. O Keeper trabalha para que os dias, semanas, meses e anos que antecedem o baile sejam, também, memoráveis. Ter a certeza de que o seu investimento para o baile estará seguro nos motiva.

E aí, se sente preparado para essa missão?

Para ficar absolutamente preparado, descubra “como arrecadar dinheiro para a formatura” ou leia o nosso guia completo: “tudo o que você precisa saber sobre arrecadação para formaturas”. E quer ver o quanto deve ser cobrado dos formandos para atingir o valor da festa? Veja a nossa calculadora de adesões!

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Organizar uma festa de formatura é um desafio. E baseados em nossa experiência de mercado, separamos os 7 principais pontos para você poder dar start na organização da festa de formatura e que vão te orientar nos primeiros passos dentro da comissão.
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