Como organizar uma festa de formatura

Não existe uma fórmula exata para começar a organizar uma festa de formatura. Apesar de ser verdade que existem algumas variáveis comuns entre uma turma e outra.

A sua festa de formatura quase sempre irá depender do perfil e interesse dos formandos da sua turma. Além, do histórico de festas, colação de grau e comemorações anteriores.

Já que, organizar uma festa de formatura é um desafio. Bem como, embasados por nossa experiência de mercado, separamos as 7 principais dicas. Assim, você pode dar start na organização da sua festa de formatura e além disso, se orientar nos primeiros passos dentro da comissão.

Neste artigo você vai ver:

  1. Porque manifestar a sua intenção de fazer parte da comissão é importante?
  2. Eleição
  3. Pesquisa
  4. Arrecadação
  5. Cotação
  6. Escolha
  7. A festa

Porque manifestar a sua intenção de fazer parte da comissão é importante?

Tudo começa com a intenção.

Normalmente,  as pessoas interessadas em organizar uma festa de formatura se unem para criar uma comissão. Assim, podem iniciar os trabalhos como representantes de sua turma.

Ser um membro da comissão de formatura, nada mais é que fazer parte de toda a organização da festa, sendo este o primeiro passo em direção a formatura.

Uma dúvida comum que escutamos, é sobre qual o melhor momento para formar uma comissão de formatura. E não existe uma resposta exata, quanto antes melhor!

Já o segundo passo em direção a organização da festa é a manifestação da intenção de formar a comissão ao restante da turma.

Manifestar para a turma, significa literalmente, dizer que existem planos  para começar a organizar o baile de formatura. Essa manifestação é muito importante e será decisiva para o grupo seguir ou não montando a comissão de formatura.

Afinal, uma comissão de formatura nada mais é, do que um grupo de representantes e estes precisam ser aprovados e escolhidos, o que nos leva a eleição.

Eleição

Para que a comissão seja oficializada, é necessário que todos os formandos concordem em serem representados pelos membros, através de uma eleição.

Hoje é muito comum que a comissão seja formada por até 20% da turma.  E não necessariamente a eleição precisa ser organizada por esse grupo, em alguns casos os candidatos se inscrevem e o representante de sala ou turma realiza a eleição.

Resumindo, o processo sempre será o seguinte:

1-   Manifestar para a turma a intenção;

2-   Registrar os interessados;

3-   Determinar a quantidade membros;

4-  Abrir a votação;

5- Os mais votados que preenchem a quantidade determinada para a formação da comissão, serão os eleitos.

É muito simples organizar a eleição, você pode também tirar as suas dúvidas em “como formar uma comissão de formatura”.

Pesquisa

Após a formação da comissão, o próximo passo é entender quais são os desejos e expectativas da turma com a festa. Então, nada melhor que rodar uma pesquisa com os formandos para descobrir estes dois pontos.

A pesquisa possibilita a criação de um bom briefing, com os principais tópicos de planejamento da festa. Por exemplo: bar, buffet, atrações musicais, decorações, pré-eventos e formas secundárias de arrecadação de verba, como rifas ou produtos personalizados da turma.

Assim, a pesquisa dará uma visão macro dos interesses da turma e norteará a comissão em relação aos orçamentos e negociações com fornecedores.

É nesse momento que a festa ganha um perfil e você poderá começar a focar no que realmente importa: a arrecadação.

Arrecadação

Conhecendo as expectativas dos formandos e quantos deles tem a intenção de aderir a formatura. Bem como, possível estimar o número de mesas, convidados e o tamanho do público estimado para a festa.

A arrecadação é um dos pontos mais importantes de toda a organização da festa. É com ela que a comissão viabiliza a festa, define os lotes de convite e preços de pacote.

Mas não pense que este ponto se resume em arrecadar dinheiro, vai muito além, com decidir onde e como armazenar, quem irá administrar, emitir os boletos para os formandos e cobrar os inadimplentes… é aqui que a comissão deve ter cuidado e adotar políticas de segurança, para evitar fraudes.

E então, só após definir os valores de adesão e estimar o tamanho da formatura, é que chega a hora de procurar por fornecedores.

Cotação

Com o briefing já definido e com a arrecadação em andamento, é hora de saber quanto vai custar a festa de formatura.

E é neste momento que a comissão começa a cotar fornecedores e agências de formatura para chegarem a um orçamento e projeto final da festa. Uma boa dica para estimar valores é consultando as turmas anteriores e o orçamento da formatura deles.

Vale lembrar que mesmo que a comissão opte por replicar um projeto de alguma comissão de formatura anterior, os valores podem apresentar diferenças consideráveis devido ao reajuste de preços ao longo do tempo.

É nesse passo que a comissão começa a ter mais noção de custos e já consegue saber o que será ou não possível alcançar com a realidade financeira da turma. E a comissão pode se deparar com a necessidade de reajustar o briefing para que o orçamento seja adequado a arrecadação.

Escolha

Finalmente, é a hora de escolher a empresa que organizará a festa de formatura.

Finais de semanas, feriados, maratona de reuniões em só dia… Tudo isso fez parte do caminho que a comissão trilhou até chegar no passo da escolha.

A escolha da empresa é uma mescla das necessidades da turma com o empenho da empresa e o projeto do baile. As necessidades são diversas, mas em sua grande maioria, os valores falam bem alto.

Nesse momento, é preciso ter muito cuidado. É preciso ficar atento a se a empresa consegue atender todas as necessidades da comissão de formatura.

E esse é um dos pontos cruciais, você não pode deixar de olhar o histórico da empresa. Essa é a hora de ter certeza, faça auditorias, procure referências… só não caia em uma furada!

O Keeper exerce um papel importante nesse momento. Através de um bom planejamento e de forma antecipada, a comissão torna palpável o sonho de uma festa de formatura grandiosa e financeiramente acessível aos formandos.

Vale a pena reforçar que ao escolher uma empresa, um relacionamento deve ser criado. O papel da comissão não é apenas seguir todos os passos anteriores e depois de escolher a empresa, “esquecer” do resto. O trabalho deve continuar.

O resultado final depende muito do qual comprometida e envolvida a comissão estará já execução do projeto.

A Festa

Tantas ideias e desejos para considerar, tantas decisões importantes a se tomar. Afinal, aonde será a festa de formatura? Quem irá organizá-la? Que atrações teremos? O que não pode faltar? Qual impressão deverá ficar?

Em conjunto com a empresa que várias dessas questões serão definidas, sempre considerando as vontades dos formandos e a realidade financeira da turma. Que a formatura seja um evento único, a altura de um dia que marca o término de um ciclo de muitos sacrifícios e esforços.

A experiência vivenciada não pode ser roubada. O Keeper trabalha para que os dias, semanas, meses e anos que antecedem o baile sejam, também, memoráveis. Por isso, ter a certeza de que o seu investimento para o baile estará seguro nos motiva.

E aí, se sente preparado para essa missão?

Para ficar absolutamente preparado, descubra “como arrecadar dinheiro para a formatura” ou leia o nosso guia completo: “tudo o que você precisa saber sobre arrecadação para formaturas”. E quer ver o quanto deve ser cobrado dos formandos para atingir o valor da festa? Veja a nossa calculadora de adesões!

Resumo
Como organizar uma festa de formatura
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Como organizar uma festa de formatura
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Organizar uma festa de formatura é um desafio. E baseados em nossa experiência de mercado, separamos os 7 principais pontos para você poder dar start na organização da festa de formatura e que vão te orientar nos primeiros passos dentro da comissão.
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