Como organizar as finanças da formatura em meio à crise de Covid-19

organizar as finanças da formatura

Desde que a gente passou para uma rotina tão diferente do que era há poucos meses, pensar em organizar as finanças da formatura agora pode até parecer surreal. Mas não é. 

A crise causada pelo Covid-19 pode ter comprometido a saúde, os planos ou a renda de muitos universitários. Porém, o maior alívio que se pode ter no coração agora é de que tudo isso vai passar. 

Aliás, como anda a sua turma? Vocês têm se falado e se apoiado? Em momentos difíceis como este, a gente pode criar conexões profundas com colegas de sala ou só dar aquela força com um #tamojunto <3.

Enquanto a pandemia pede um contato mais humanizado, o papel da comissão torna-se ainda mais importante. Além de incentivar a turma a manter o sonho da festa, cabe ao grupo saber como organizar as finanças da formatura de uma forma que seja viável para a maioria dos formandos. 



Por isso, este post vai te ajudar a começar ou continuar tocando a arrecadação financeira para o grande dia. Tudo isso considerando a situação atual e sem se esquecer do principal objetivo: poder abraçar pessoas queridas ao vivo no dia da sua formatura!


7 dicas de como organizar as finanças da formatura

Antes de explicarmos como organizar as finanças da formatura, é preciso pontuar que, tanto as contas da comissão quanto as pessoais de cada aluno são igualmente importantes. Por isso, também vamos abordar algo sobre a sua vida financeira em alguns tópicos.

Afinal, saber gerenciar bem o próprio dinheiro pode ser uma boa experiência para contribuir para as finanças da formatura e vice-versa. Bora lá?


#1 – Arrecadação: poupar agora ou esperar mais um pouco?

A galera que está começando a se organizar para a formatura ou já está a mil com a arrecadação deve saber que poupar é um hábito. Hábitos, por sua vez, não são construídos da noite para o dia.

Para começar, especialistas sempre recomendam que se guarde ao menos 10% do salário, não importa o quanto você ganhe. Essa reserva tem que ser esquecida, especialmente na hora que vem aquele desejo de gastar mais do que deveria, sabe? 😀 

Pois bem, criando esse hábito fica mais fácil de poupar uma quantia maior quando tiver um objetivo especial, como organizar as finanças da formatura.

Isso pode parecer fácil para aqueles que não tiveram os salários comprometidos pela crise econômica causada pela pandemia. Mas nós entendemos que é praticamente impossível poupar quando se perde o emprego ou temos a renda reduzida. Se for o seu caso, esperamos que tudo se restabeleça logo, viu? 


Se ainda não começou, inicie a arrecadação o quanto antes

Caso a sua turma ainda esteja pensando se começa a arrecadar agora ou se espera, a gente sempre defende que a arrecadação antecipada é o melhor dos mundos. Vamos falar disso mais adiante, mas o valor das parcelas é menor se vocês começarem a juntar o dinheiro logo. 

Uma coisa é parcelar em 36 meses e outra é dividir o pagamento em 24 meses ou até menos do que isso. Suavizar as prestações faz uma diferença incrível, principalmente em um contexto de crise como o de hoje. Evite os juros cobrados pelas agências de eventos, que são especialmente cruéis quando as parcelas vão além da data da festa.

Se você faz parte da comissão, consulte os formandos para saber quanto eles poderão pagar por mês neste novo cenário. É fundamental ouvi-los e readequar as contas para evitar a inadimplência, sobre a qual falamos a seguir. 


Leia mais: O que é Arrecadação Antecipada para Formaturas?


#2 – Quem tem festa marcada deve adiar ou cancelar?

No início do isolamento social no Brasil, algumas turmas nos perguntaram sobre como prosseguir com a festa. A gente até fez um post sobre cancelar ou adiar a formatura aqui no nosso blog. O ideal é adiar, por uma série de fatores que pontuamos naquele texto, como apoiar a atividade dos fornecedores e, claro, celebrar esse marco na sua vida.

Mesmo que alguns formandos possam ter problemas financeiros no momento, vale seguir com a arrecadação. Quebrar um hábito agora, suspendendo as prestações da festa, só vai exigir muito mais controle da comissão, além de criar uma bola de neve para organizar as finanças da formatura. 


#3 – Faça um raio-X da arrecadação

A quarentena vem impactando empresas em diversos setores e pode afetar quem está estagiando ou trabalhando durante a faculdade. Verifique como está o índice de inadimplência. Há atrasos de mais alunos ou pedidos de formandos para renegociarem os valores por um tempo?

As turmas que contam com o Keeper para gerenciar a arrecadação da festa têm acesso a informações que facilitam demais a vida. Veja algumas funcionalidades úteis para o momento: 

  • gerar relatórios de arrecadação de cada formando, incluindo valores pagos na loja online da turma, que também é disponibilizada na plataforma do Keeper;
  • checar como está o volume de arrecadação em relação à meta;
  • saber quais os gastos e entradas de receita mensais;
  • ter acesso à lista de inadimplentes.

Aliás, falando em inadimplentes, o Keeper se encarrega de enviar a cobrança por e-mail aos formandos, evitando o climão de ter que pegar no pé dos colegas. De qualquer forma, como vivemos um momento atípico, recomendamos que cada situação seja tratada pela comissão individualmente de forma bem pessoal. Isso pode reduzir o risco de desistência da formatura por parte de algum formando. 

Como a comissão tem o papel de dar aquele incentivo para a galera, vale lembrar que o atraso gera multas e encargos, além do risco de o formando perder esse momento de celebração. No entanto, tudo isso deve ser dito com muito tato no contexto atual, ok?

Por isso, talvez mais do que cobrar, seja bacana que a comissão se engaje em ajudar os colegas a cuidar das finanças, seguir poupando e fazer outros cortes nos gastos pessoais. Temos vários posts e materiais além deste para ajudar vocês nessa missão de organizar as finanças da formatura (ou reorganizar)! 😉


#4 – Como fazer com as parcelas: aumentar a quantidade ou o valor?

A gente já falou na dica #1 que se a turma ainda não começou a juntar grana, está desperdiçando um tempo precioso. Time is money, miga

A arrecadação antecipada e independente é aquela que a galera paga até antes da data da festa e com uma empresa dedicada somente à gestão do dinheiro, como o Keeper. Isso livra a comissão de:

  • correr o risco de pagar parcelas depois da formatura à agência de eventos, com juros e encargos muito altos;
  • não saber ao certo para onde vai cada centavo quando deixa o dinheiro para a agência tratar direto com os fornecedores;
  • não poder negociar melhores valores com os fornecedores ou pagá-los diretamente;
  • não ter dinheiro suficiente para pagar a festa por falta de controle das contas.

Quanto às parcelas, quanto mais meses de antecedência houver, menor será o valor das prestações. Há comissões que podem pensar em adiar o pagamento por alguns meses e cobrar mais adiante. Se for assim, os formandos terão duas parcelas para pagar em um mesmo mês. É preciso cuidado com as contas para não flopar a festa!


HAPPY HOUR DOS FORMANDOS: Planejamento Financeiro para Formandos: dicas práticas com expert em finanças


#5 – Cuide dos pagamentos e tenha mais controle sobre os gastos

Assim como temos visto na nossa economia, é possível conceder um período de carência no vencimento de algumas contas, seja para os formandos ou negociado com os fornecedores. Cabe à comissão decidir como proceder com base no dinheiro em caixa para manter o pagamento dos fornecedores quando for a hora de contratar a agência de eventos

No Keeper, os formandos contam com os relatórios e nosso especialistas para tirarem dúvidas sobre a gestão do dinheiro, sempre que for preciso. Organizar as finanças da formatura fica bem mais simples nesse caso, sabe? 😉



Para cada formando seguir bonitinho com as parcelas da festa, é importante que se dê uma atenção especial ao orçamento pessoal. Se houver corte de salário, atraso ou redução, que vá comprometer as prestações da adesão e outras contas, deve-se reduzir os custos do que for possível, negociar prazos, buscar fontes de renda extra e ter atenção especial ao planejamento.


Confira os relatórios e serviços que o Keeper oferece às comissões!


#6 – Economize gastos da festa sem sofrer 

Economizar é consumir de forma mais consciente, além de planejar os gastos, pesquisar melhores condições e evitar criar dívidas desnecessárias. Quando você tem objetivos e se planeja para eles, é mais fácil abrir mão de uma compra para realizar um sonho, como uma formatura memorável. Faz sentido?

A gente recomenda essa mesma conduta para a galera da comissão. Revisar os gastos para organizar os eventos de arrecadação ou da própria festa podem contribuir para o caixa da turma.


#7 – Explore as ideias e formatos de arrecadação

Contar só com a arrecadação dos formandos já é bem arriscado, ainda mais nesse período de crise. Todas as turmas costumam criar uma meta para juntar grana a partir de eventos e vendas de itens personalizados. Você pode conferir nossas sugestões de arrecadação aqui no Keeper

Seja para eventos online ou (futuramente) presenciais, vale considerar como serão os ganhos: 

Por quantidade – se preferir garantir a entrada de uma graninha na conta da turma, a opção é criar rifas, bingos e vendas de itens a preços mais baixos para ganhar no volume. Para que todo o esforço da turma compense, é necessário:

  • calcular o preço de custo para cada evento;
  • negociar para adquirir os itens por um valor mais vantajoso;
  • definir meta de vendas para os formandos.

Por valor unitário – a comissão pode apostar em itens mais refinados ou exclusivos. Com o momento de crise, as empresas podem estar mais abertas a oferecer serviços e produtos mais especiais para garantir as vendas. 

Investir nas duas ideias, de forma intercalada, pode ser uma estratégia eficaz. Tudo vai depender do planejamento e da garra da comissão para organizar as finanças da formatura no novo contexto! 


Conclusão

Você viu até aqui que é importante cuidar dos gastos pessoais e contribuir para o trabalho da comissão. A arrecadação antecipada, por exemplo, contribui para a redução do valor total da festa de formatura. As comissões que já utilizaram o Keeper tiveram uma economia significativa de dinheiro por ter um controle mais claro sobre os gastos, além de fazê-lo de forma segura. 

O dinheiro da turma é depositado em uma conta exclusiva e que tem uma rentabilidade garantida, mas sem trazer riscos ao dinheiro de tantos formandos. Além disso, mais do que a economia de dinheiro, o Keeper traz facilidades como:

  • o CNPJ do Keeper, de empresa de arrecadação financeira, permite que a turma não precise abrir seu CNPJ e ter dor de cabeça com esses trâmites;
  • a turma tem uma conta virtual com acesso exclusivo dos formandos;
  • processo de adesão totalmente online: assinatura e emissão de boletos, bem como a compra de itens na loja online disponível na plataforma.

A gente espera, de coração, que você esteja bem, tomando os devidos cuidados para evitar o Covid-19, mas empenhado na missão de estudar e preparar a sua festa.

Por mais distante que pareça estar o dia de dançar até o chão, a formatura vai chegar, você vai se formar e abraçar muita gente ao vivo! Conte conosco! 😀

Quer saber como organizar as finanças da formatura com o Keeper? Mande uma mensagem para os nossos consultores responderem todas as suas dúvidas!

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