A arrecadação manual para formaturas não funciona mais

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A arrecadação financeira para formaturas, foi por muito tempo realizada de forma manual pelas comissões de formatura. E esse formato de arrecadação funcionou bem por muitos anos.

As arrecadações eram realizadas de forma despretensiosa e sem controle, os membros da comissão basicamente arrecadavam individualmente o dinheiro dos formandos e administravam em uma conta corrente até o dia de contratar o serviço da formatura.

Entretanto, você já pode imaginar o porquê este formato de arrecadação não funciona mais, não é? Além de ser muito arriscado administrar sem erros todo o montante, a comissão fica muito mais exposta a fraudes e furtos.

São inúmeros os casos de fraudes em comissões de formatura que foram parar no jornal, como já comentamos aqui diversas vezes. E esse é o principal motivo para hoje vivermos em uma época de muita desconfiança dentro do mercado de formaturas.

As comissões que optam por arrecadar manualmente correm inúmeros outros riscos e são eles que vamos abordar neste post.

Controle do dinheiro arrecadado

De cara essa parece uma tarefa fácil, mas conforme a arrecadação vai avançando, se torna cada vez mais difícil ter controle e relatórios de fluxo de caixa organizados.

A comissão precisa antes de mais nada ter uma projeção financeira atualizada da arrecadação, para ter certeza de sua receita até a formatura.

Juntando dinheiro manualmente e sem relatórios de controle, não é possível ter certeza de que nenhum membro da comissão está tomando proveito ilícito do dinheiro dos formandos, ou seja, realizando fraudes financeiras.

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Planejamento

O controle financeiro é importante, mas mais do que isso, planejar a arrecadação é vital para que a festa de formatura aconteça da forma esperada.

Antes de iniciar a arrecadação, a comissão de formatura deve realizar a projeção financeira da festa, estimando número de convidados, formandos, convites e valores dos pacotes de adesão e mesas extras. Com esse número determinado, a comissão pode planejar a arrecadação e estabelecer metas.

Com um maior controle financeiro a comissão pode planejar e acompanhar de forma mais clara toda a arrecadação.

Cobrança

As comissões de formatura no início não levam em consideração de que forma irão realizar as cobranças mês a mês dos formandos. Mas acredite, essa é uma das principais dores de cabeça que os tesoureiros podem encontrar pelo caminho.

Imagine ter que emitir todos os meses, 100 ou mais boletos e acompanhar seu pagamento. Já pensou, ter que administrar todos os inadimplentes, boletos vencidos ou com erro?

Cobrar os formandos e sem um controle estruturado é uma das grandes brechas de fraudes dentro das comissões.

E porque correr esse risco se arrecadar de forma profissional dá muito menos trabalho, é mais seguro e, muito provavelmente, vai render mais dinheiro para que a comissão invista no baile de formatura?

A solução existe e comissões de formatura de todo o Brasil estão adorando – e ganhando muito com ela.

O cenário mais confiável possível é arrecadar com uma empresa especializada em arrecadação, gestão e cobrança do dinheiro. O Keeper, por exemplo, faz tudo isso de forma absolutamente online.

Também, há turmas que preferem abrir um CNPJ e fazer a arrecadação, cobrança e o controle financeiro com relatórios completos por conta própria. Isso também é possível; mas não se esqueça: é bom se atentar aos potenciais problemas como dificuldades na cobrança dos inadimplentes e ficar sem rumo com a falta de relatórios financeiros, sem saber de fato o que está sendo recebido ou pago.

Assim, não é possível saber se a comissão vai conseguir arcar com todas as suas obrigações, se os valores cobrados são justos e se o sonho da formatura vai acontecer como desejado.

Além disso, o custo de emitir boletos bancários por conta própria tende a ser muito alto, por exemplo, o Santander cobra 10 reais pela emissão de cada boleto. Já o Keeper, cobra apenas R$1,65 por boleto emitido, ou seja, pode ser mais barato arrecadar com uma empresa externa do que fazer tudo por conta própria.

Quer saber mais como o Keeper pode ajudar a sua comissão a realizar o sonho dos formandos? Converse com um de nossos consultores!

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